【サービス管理責任者向け】個別支援計画を効率的に作成・管理する方法

サービス管理責任者（サビ管）は、管理職として、障がい者総合支援法で定められたとおりに適切な支援を行っていくことと、その計画や記録を管理していくことが職務となります。

現場で直接支援をしている職員と、よく連携をとることによって、自分と事業所全体が効率良く業務を遂行し、現場の状況を正しく反映した記録を保存することができます。

サービス管理責任者の業務の注意点

まずは、サービス管理責任者が管理しなければならない業務の注意点をおさらいしておきたいと思います。

1.利用契約締結

利用規定・重要事項説明書等、必要書類の説明を行った上でお渡しし、その後に利用契約を締結する。

2.アセスメントの作成

個別支援計画を作る前に、利用者・保護者（支援者）と面談しアセスメントを行います。

その面談日と面談記録を保存しておくことが重要です。

3.個別支援計画の原案作成

面談でのアセスメントにより、アセスメントフォームに記載した内容をもとに、

個別支援計画の書式（原案版）を作成し、原案として保管しておきます。

4.原案を元に担当者会議を開く

個別支援計画の原案に関する担当者会議では、必ず会議を行った日時と内容の記録を残しておきましょう。これもシンプルな書式を作っておき、日付と話し合われた内容のポイントを記入する方式にしておきます。

5.個別支援計画の作成・交付

会議の結果、原案の見直し・修正がある場合は行う。

個別支援計画の完成版について、利用者・保護者等に説明をし、同意を得た上で交付は、お子さまとその保護者の方に説明し、同意を得た上で交付。

個別支援計画下部の欄にサインをいただいて、サービス管理責任者の記名押印を行って保管します。

6.モニタリングを行う

モニタリングをする時期は６か月に１回以上等、サービスによって違いがあり、自立訓練（機能訓練・生活訓練）、就労移行支援、就労定着支援等は３か月に１回以上ですので、特に多機能型等、複数の事業を管理している場合は時期が過ぎてしまわないように気を付けましょう。

モニタリング時期がくる前月にスタートし、(1)モニタリングの実施、(2)サービス担当者会議の実施、(3)個別支援計画の見直し→作成→同意を得て交付までを、期限までに行っておくようにします。

7.サービス担当者会議の開催

サービス管理責任者が利用者に関するサービスの担当者を集めて、サービス利用の原状について協議し、利用者の生活全般の課題や目標を共有して、個別支援計画を見直し、サービスの変更や継続を検討します。

8.見直し後の個別支援計画の作成

見直し後に、サービスの継続や変更の内容を反映した個別支援計画を作成し、利用者の同意を得て交付します。

ポイントは、事業所が支援等を行った内容を記録し保管すること。

記録し保管していないと、支援の実態がないこととなり、監査によって減算や返還等につながる恐れがあります。

事務業務効率化の目的

サービス管理責任者も生活支援員等の直接支援員も、重要な業務（利用者支援の充実）に最も注力し、その他を時短していくことが、利用者と事業所全体に役立つことになります。

サービス管理責任者は、外部の関係機関との連携についても取り組んでいく立場にあります。

アセスメント・個別支援計画については、シンプルな既存書式の活用と、用語および文例・定型文のテンプレートを作成しておくことがコツになります。

関連ソフトもありますので活用してみてもいいでしょう。

直接支援員との連携

個別支援計画には、具体的な目標や支援内容を記載する必要があります。

特に、サービス開始以降のモニタリングの際の個別支援計画を作成するにあたっては現場の支援員からの詳細な情報が必要になるため、ケース記録が重要になります。

個別支援計画に入れる長期・短期目標等も、直接支援員の立場から利用者ニーズをとる方が理にかなっています。

それらを、サービス管理責任者がチェックをしていくことが重要です。

1.個別支援計画に反映しやすい、利用者毎のケース記録の記入欄を作成する

記入欄には、

例）①日時　②利用者名　③状況　④その状況に対する支援内容　⑤今後の支援

についてコメントを記入。

特記事項がない場合の定型文もテンプレートにして使えるようにしてあげましょう。

2.直接支援員に記録の方法を伝える。

ケースの記録は、支援者が自由に記入していくようにすると、その日の状況を延々と主観的に記入したり、自分の感想を書いたりするようになることが多く、肝心の支援内容（何をどう支援したか）が記載されていないことがあります。

言葉や文の記録は残りますので、できる限り、用語・定型文を利用する方が良いでしょう。

サービス管理責任者として経験がない場合も大丈夫です。基幹の相談支援センターを運営する法人等で、同様の障がい福祉サービスで使用する書式を見せてもらったりしてヒントをもらいましょう。

サービス管理責任者が、事実を客観的に記入すること、様子だけでなく支援したことを記入することを

心がけてテンプレートをつくる。それを支援スタッフが活用して記録する。

このようなオリジナルテンプレートでは、その施設（事業所）ならではの魅力のある支援が計画や記録にきちんと反映されて、業務効率化と事業活性化につながります。